Existem muitos serviços na web para colaboração online, mas não há dúvida de que o Google Docs está rapidamente se tornando uma das marcas mais populares. Documentos Google é gratuito, baseado na web (ou seja, multiplataforma) e bastante simples de usar.
Mas isso não significa que falte recursos. Quer você seja um usuário regular ou esteja apenas pensando em experimentar, aqui estão as seis principais dicas e truques para ajudá-lo a aproveitar ao máximo o Google Docs.
1. Bate-papo no Google Docs
Para aproveitar ao máximo o Google Docs, você precisa ser capaz de se comunicar em tempo real e com mais eficiência do que simplesmente escrever notas um para o outro na página compartilhada. O Google Docs resolve esse problema com um cliente de bate-papo integrado que pode ser facilmente ocultado no canto superior direito. Ao compartilhar uma apresentação, o cliente de chat tem a capacidade de compartilhar fotos embutidas do Picasa ou Flickr e vídeos do Google Video e do YouTube.
2. Organize seus documentos facilmente.
O Google Docs usa uma interface bastante limpa, mas sempre que você compartilha com várias pessoas, vale a pena ser o mais organizado possível. Com o Google Docs, a melhor forma de se manter organizado é utilizando cores e comentários. Em uma planilha, as cores podem ser definidas para seguir certas regras (como transformar o texto de cada célula com seu nome em roxo) e você pode inserir comentários clicando com o botão direito em qualquer célula para transmitir sua mensagem sem ocupar espaço. .
Na interface geral do Documentos, as pastas também podem ser codificadas por cores, de maneira semelhante aos rótulos do Gmail.
3. Compartilhe com outras pessoas
O Google Docs tem tudo a ver com compartilhamento, mas você sabia disso. A chave, entretanto, é saber exatamente como você pode compartilhar. A critério do proprietário, os colaboradores podem ser convidados para editar ou simplesmente visualizar um documento compartilhado.
Por padrão, qualquer pessoa que possa editar o documento tem a capacidade de compartilhá-lo com outras pessoas e, se você realmente quiser abrir as comportas, poderá abrir o documento para visualização ou edição universal. Porém, esteja avisado, há um limite de 10 pessoas para edição simultânea de documentos e apresentações (para planilhas, o limite é muito mais seguro de 50).
4. Reduzir (revisão)
Você já sabe que o Google Docs salva automaticamente tudo o que você faz, mas talvez não saiba que pode manipular revisões anteriores para ver exatamente o que mudou. Todos os Google Docs manterão um histórico de revisões, para que você possa acompanhar suas alterações e, se desejar, revertê-las a qualquer momento. No histórico de revisões do documento, você ainda pode ver duas versões lado a lado para visualizar as alterações codificadas por cores.
5. Desenhar
Recentemente, o Google adicionou um recurso de desenho colaborativo ao Google Docs. Isto abre uma nova gama de opções de compartilhamento, já que diagramas e gráficos agora podem ser construídos e compartilhados com facilidade. Obviamente, as opções não são abrangentes, mas você pode escolher entre uma variedade de formas, linhas, setas ou caixas de texto, e pode colorir, girar e até mesmo colocar os objetos em camadas até certo ponto.
A imagem desta é do Google.
6. O resto
Existem vários outros recursos localizados no Google Docs que você pode ou não achar úteis. O Google oferece a capacidade de editar o HTML ou até mesmo o CSS dos seus documentos. Em uma planilha, você pode fazer referência a uma planilha da outra, permitindo que os usuários permaneçam em suas próprias planilhas enquanto atualizam outras simultaneamente.
Há também a pesquisa ao vivo do Google, que pode ser usada para que as células contenham dados coletados ao vivo da Internet e muito mais. E sim, esse HTML colocará uma marca em seu documento do Google. O Google Docs está atualmente em versão beta e muda com frequência.
O Google fornece seu próprio tutorial aqui e blogs sobre muitas das mudanças que eles fazem aqui. Qual é a sua dica favorita do Google Doc? Este artigo foi escrito por Daniel Shain, um dos melhores editores que trabalha para LaptopLogic.com. Você está planejando comprar um novo laptop Dell?
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