Principais conclusões:
- Uma reunião de início do desenvolvimento web envolve a agência e os tomadores de decisão do cliente em uma sala para discutir os detalhes do projeto.
- Uma reunião inicial dá a todos clareza sobre os principais objetivos do projeto.
- Uma boa reunião de início de projeto pode ser realizada em 2 horas.
- Prepare e siga uma pauta de reunião inicial de desenvolvimento web para garantir que tudo esteja coberto.
Se você for parecido com a minha equipe, provavelmente vai querer mergulhar de cabeça em um projeto de desenvolvimento web o mais rápido possível. Como amamos nossos empregos, somos todos muito apaixonados por eles.
Ansiosos para começar sem ter que lidar com as “partes chatas”, tendemos a esquecer de executar reuniões de lançamento de desenvolvimento web eficientes. Temos um foco tão preciso nos aspectos mais agradáveis do desenvolvimento web — codificação, configuração de servidores e design da interface do usuário — você sabe, as coisas boas.
No início da história da minha agência de desenvolvimento web, era assim que trabalhávamos: no momento em que voltávamos da assinatura do contrato de um projeto, o Photoshop abria, os bancos de dados eram misturados e o código era escrito rapidamente. Mal podíamos esperar para começar a produção. E quando isso acontece, o planejamento adequado vai pela janela.
O resultado de planejamento e coordenação insuficientes? Um projeto de qualquer tamanho e escopo acabava se tornando uma bagunça bem rápido.
Este post de blog tem como objetivo ajudar você a executar reuniões de kickoff de desenvolvimento web eficientes para que você possa planejar e executar seu projeto adequadamente. Abordaremos estes tópicos:
- O que é uma reunião inicial de desenvolvimento web?
- Por que você deve conduzir uma reunião inicial de desenvolvimento web?
- Quem deve estar na reunião inicial de web design?
- O que você deve fazer antes da reunião inicial?
- Agenda da reunião de lançamento do desenvolvimento web
- Quanto tempo deve durar uma reunião inicial de web design?
- Melhores práticas para reunião de lançamento de desenvolvimento web
O que é uma reunião de início do desenvolvimento web?
Uma reunião inicial de desenvolvimento web é a reunião inicial com a equipe do projeto e o cliente, incluindo os tomadores de decisão.
Envolve reunir a agência e todos os tomadores de decisão do cliente em uma sala para discutir os detalhes sobre o projeto assim que ele receber sinal verde.
Por que você deve conduzir uma reunião de início do desenvolvimento web?
Esta reunião é importante para projetos de desenvolvimento web porque:
- Familiariza todos os indivíduos envolvidos no projeto entre si
- Extrai detalhes importantes dos indivíduos apropriados para evitar silos de informações
- Dá a todos clareza sobre os principais objetivos do projeto
- Coloca todos na mesma página
- Promove linhas de comunicação ativas
- Dá um ótimo começo ao projeto
Quem deve estar na reunião de início do desenvolvimento web design?
Para que um projeto de desenvolvimento web seja bem-sucedido, você deve envolver as partes interessadas e os tomadores de decisão desde o início.
Dessa forma, eles podem compartilhar suas necessidades e pontos problemáticos existentes. Também ajuda as agências a criar uma abordagem holística para o projeto de desenvolvimento web e considerar a contribuição de cada equipe durante o estágio inicial de planejamento.
Por exemplo, digamos que uma agência esteja redesenhando um site para um cliente revendedor de motocicletas . A equipe de marketing precisa de um site atraente que gere leads e incentive downloads de folhetos.
Enquanto isso, a equipe de vendas quer simplificar o processo de conversão de visitante em lead . A equipe de vendas quer ser notificada imediatamente quando uma consulta chega, para que eles possam designar membros da equipe para nutrir esses leads.
O departamento de pós-vendas, por outro lado, pode querer um processo de consulta de atendimento ao cliente simplificado. Um formulário de site com o número certo de campos obrigatórios é essencial para eles, com todas as consultas filtradas e enviadas aos membros certos da equipe que podem ajudar seus clientes.
Mas você não precisa de toda a empresa na reunião. Apenas certifique-se de que cada grupo de stakeholders ou departamento esteja representado.
O que você deve fazer antes da reunião inicial?
A execução de reuniões eficientes começa antes mesmo de você se reunir em uma sala. Antes da reunião de kickoff, as equipes de desenvolvimento web podem reunir informações básicas sobre o projeto, como:
- Objetivos primários e secundários do projeto de desenvolvimento web
- Informações de contato do gerente do projeto
- Informações de contato secundárias
Outras informações técnicas também são necessárias, como as seguintes:
- Informações do servidor
- Informações de domínio
- Provedor de serviços ou ferramentas de análise
- Campanhas anteriores de otimização de mecanismos de busca (SEO)
Se um projeto também envolver desenvolvimento de aplicativo móvel ou desenvolvimento de site de comércio eletrônico , talvez seja necessário reunir mais informações técnicas.
Uma agência de web design normalmente dá aos seus clientes uma chance de reunir algumas de suas informações antes da reunião inicial, enviando-lhes uma planilha para preencher. Com base na minha experiência, uma semana é o suficiente.
Também é um bom teste decisivo para as agências verem o quão responsivo e comunicativo o cliente é durante todo o projeto de desenvolvimento web.
Quanto tempo deve durar uma rreunião de início do desenvolvimento web?
Em geral, uma boa reunião inicial pode ser realizada em 2 horas .
Isso pode parecer mais longo do que uma reunião típica. No entanto, uma reunião de kickoff é um primeiro passo importante no seu processo.
Ter uma reunião inicial longa e estruturada pode economizar tempo no futuro.
Agenda da reunião de lançamento do desenvolvimento web
A reunião de lançamento do seu projeto é um momento emocionante. Os depósitos foram pagos e o cliente está pronto para começar seu projeto o mais rápido possível.
Descobri que quanto mais preparado estou para a reunião inicial, maior a probabilidade de o cliente seguir minha liderança e confiar em meu julgamento durante a reunião, bem como durante todo o ciclo de vida do projeto.
Como as reuniões devem ser estruturadas? Aqui está um esboço de reunião de kickoff de web design de exemplo:
Exemplo de pauta de reunião de início de desenvolvimento web
- Revisão de escopo e objetivo
- Discussão mecânica
- Discussão técnica
- Cópia e mídia
- Estética do site
- Liberar
- Suporte e revisões
- Marketing
- Análise
Vamos analisar cada um deles:
1. Revisão do escopo e do objetivo
Gosto de começar minha reunião inicial como uma declaração de tese em um artigo científico: declaro o objetivo principal do projeto e forneço um resumo.
O objetivo principal deve ser SMART . Por exemplo, dependendo da escala do projeto, pode ser até mesmo tão específico quanto: “O objetivo do projeto é direcionar tráfego para o formulário de contato do site e fazer com que os usuários o preencham.”
Então, reviso o escopo do trabalho que foi assinado pelo cliente. Isso permite que você defina o cenário e confirme o que está construindo, ao mesmo tempo em que atualiza todos sobre o que é o projeto.
2. Mecânico
Tenha as seguintes informações com bastante antecedência:
- Servidor
- Análise
Você não quer ficar a duas semanas do lançamento e ter que configurar um servidor.
3. Discussão técnica
Sua discussão técnica certamente levará mais tempo. Esta parte define o projeto.
O que você quer levar consigo, em última análise, são três informações importantes com as quais todos devem concordar:
- Quais são os objetivos principais e secundários do projeto?
- Que ações queremos que as pessoas no site realizem?
- Quais recursos o projeto terá para dar suporte a esses objetivos?
4. Cópia e mídia
Conteúdo, imagens e rich media (como vídeos) são tópicos frequentemente negligenciados em muitas reuniões de planejamento, mas são algumas das coisas mais caras e demoradas de se produzir. Aborde esse tópico o mais rápido possível identificando quem está produzindo o texto e a mídia.
Por exemplo, a maioria das empresas com as quais trabalho que produzem vídeos não o fazem de forma rápida ou barata. Comece logo qualquer produção de vídeo necessária e reforce quem está comprando qualquer fotografia de stock necessária. Isso também deve ser declarado no seu contrato .
5. Estética do site
A aparência de um site é difícil de definir.
No início da minha carreira, a conversa geralmente era mais ou menos assim: “Como você imaginou que seu site ficaria?” Essa pergunta seria seguida pela menção de cinco sites de seus concorrentes, todos eles com uma aparência horrível.
A agência de desenvolvimento web é uma equipe de profissionais. Eles devem saber o que parece bom e o que não parece.
Em vez de deixar que o cliente inicie e governe a conversa sobre a aparência do projeto do site, a pergunta deve ser voltada para a sensação que ele quer que seu site tenha e o estilo geral que ele está buscando.
Uma agência de web design é contratada para descobrir o resto.
6. Liberação
Quando e como um site será lançado parece algo óbvio que você quer estabelecer o mais rápido possível. O “quando” geralmente é coberto no contrato, mas o “como” às vezes é esquecido.
Haverá um período de teste beta antes do lançamento? Que tal lançá-lo lentamente para ganhar interesse e testar a carga em nossos servidores?
Estas são algumas coisas que você deve abordar na sua reunião inicial de desenvolvimento web.
7. Suporte e revisões
Esta é uma ótima discussão que pode potencialmente gerar receita recorrente para uma agência.
Como você planeja atualizar o site depois que ele for lançado? E se o servidor web falhar?
Se surgir uma ideia no meio do projeto que exija aumentar o escopo original do trabalho, como lidamos com isso?
Seu contrato normalmente tem os itens de linha dos serviços de suporte incluídos. Sua reunião de kickoff é um ótimo momento para esclarecer esses serviços, os possíveis cenários que podem surgir e a melhor maneira de trabalhar juntos quando eles surgirem.
8. Marketing
Identifique os outros materiais de marketing que você precisa preparar para o projeto de desenvolvimento web.
É preciso configurar contas de mídia social? Você terá folhetos e guias para download no site?
Certifique-se de que você também se preparará para quaisquer materiais de marketing tradicionais. Identifique quaisquer ativos nos quais o departamento criativo deve trabalhar e quando eles devem ir ao ar.
9. Revisão
A essa altura, ambas as equipes provavelmente estão exaustas, mas é um bom exercício revisar rapidamente o seguinte:
- Entregáveis
- Datas de vencimento
- Resumo dos pontos principais
Melhores práticas para reunião de lançamento de desenvolvimento web
Agora que você tem um exemplo de pauta de reunião inicial de desenvolvimento web, vamos analisar algumas práticas recomendadas:
- Atribua tarefas conforme você avança em cada item da agenda
- Declare os resultados e desfechos pretendidos
- Use um software de gerenciamento de projetos para acompanhar as entregas
Vamos analisar cada um deles:
1. Atribua tarefas conforme você avança em cada item da agenda
O gerente de projeto da agência de desenvolvimento web deve atribuir responsabilidades ao cliente e suas equipes conforme eles passam por cada item. Então, a pessoa responsável por uma tarefa identifica um prazo com o qual pode trabalhar. Eu daria a eles um pouco mais de tempo se pudesse dispensá-lo.
Também lembro gentilmente aos clientes que, se a entrega atrasar, todas as datas serão adiadas e normalmente cobraremos mais, a menos que recebam um aviso prévio de 15 dias. É duro, mas mantém as pessoas responsáveis e, no final, as torna clientes mais felizes porque seu projeto está no prazo.
2. Declare os resultados e desfechos pretendidos
Normalmente começo as reuniões de kickoff com o que vou abordar e o que o cliente vai levar. Definir expectativas é uma parte importante de cada reunião com o cliente para manter a eficiência e mostrar que as agências levam o tempo de seus clientes a sério.
Fazer isso também comunica a todos o motivo da reunião, para que possam se preparar mentalmente para o bate-papo.
3. Use um software de gerenciamento de projetos para acompanhar as entregas
Após a reunião de kickoff, eu normalmente marco as datas de entrega no nosso software de gerenciamento de projetos . Então, eu executo um relatório rápido do que discutimos.
Aplicativos de anotações ou transcrição alimentados por inteligência artificial (IA) podem simplificar esse processo. Recomendo verificar a saída do aplicativo em busca de erros.
Depois, compartilharei o relatório com o cliente por e-mail como um lembrete do que discutimos, junto com uma nota agradecendo pelo tempo.
A MidiaPro pode executar reuniões de início de desenvolvimento web eficientes
Se você deseja iniciar um projeto de desenvolvimento web ou redesenhar seu site, considere fazer uma parceria com a MidiaPro.
Somos uma agência de marketing digital de serviço completo com 5 anos de experiência em design de sites que geram receita para nossos clientes. Agilizar nossos processos e reuniões nos ajuda a entregar seus projetos de forma eficiente e economizar seu tempo.
