5 melhores agendadores de reuniões para facilitar compromissos

As reuniões têm má reputação por impedir os funcionários de trabalhar e terminar tarefas. Para contexto, 92% dos funcionários acho que as reuniões são caras e improdutivas.

Porém, nem todas as reuniões são uma perda de tempo. Você pode reservar tempo para compromissos importantes, como uma reunião inicial com um cliente potencial ou uma revisão trimestral de negócios (QBR) com um cliente. Esses são exemplos de reuniões críticas que merecem um lugar na sua agenda.

Graças a um punhado de ferramentas de agendamento de reuniões, é mais fácil encontrar um horário comum que funcione para todos os participantes da reunião. Esta postagem do blog ajudará você a escolher o melhor agendador de reuniões para você e sua empresa, abordando estes tópicos:

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O que é um agendador de reuniões?

Um agendador de reuniões é um aplicativo ou software que ajuda você a definir a hora e o local de uma reunião ou compromisso.

Você pode conectar seu calendário a uma ferramenta de agendamento de reuniões, permitindo que ele encontre automaticamente seus horários livres. Você também pode personalizar ainda mais os horários em que deseja agendar suas reuniões.

Os agendadores de reuniões têm métodos diferentes para agendar compromissos, dependendo do número de participantes e da natureza da reunião:

• Para encontros individuais, você pode criar intervalos de tempo para a outra parte escolher
• Para vários participantes, você pode realizar uma enquete e permitir que os participantes votem em um horário

Além de agendar reuniões perfeitamente, essas ferramentas também podem realizar outras tarefas, como:

• Sincronizando calendários
• Envio automático de lembretes de reuniões por e-mail
• Acompanhamento automático dos participantes após a reunião
• Conectando-se a outras ferramentas de negócios, como software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou software de vendas

Este exemplo mostra um participante de uma reunião clicando em um link de um agendador de reuniões. Depois que o participante seleciona uma data e hora para a reunião, o agendador da reunião solicita seus detalhes.

Por fim, o agendador da reunião envia um convite de calendário para ambas as partes. Não há necessidade de os participantes da reunião enviarem e-mails entre si várias vezes para finalizar uma programação!

Os benefícios de usar um agendador de reuniões

Antes de verificarmos as diferentes ferramentas de agendamento de reuniões que você pode usar, vamos discutir os benefícios de ter uma para você e sua equipe:

• Você reduz a coordenação para frente e para trás para finalizar um cronograma de reunião
• Você pode usar agendadores de reuniões para gerar links para os botões de call to action (CTA) de suas campanhas
• Você facilita o processo de agendamento de compromissos para seus leads e clientes
• Você pode medir as conversões da campanha

5 agendadores de reuniões úteis para pequenas e médias empresas

Agora que você conhece os benefícios de usar um agendador de reuniões, vamos examinar cinco ferramentas – algumas até mesmo agendadores de reuniões gratuitos – que você pode usar:

1. Calendário
2. Doodle
3. AgendadorFX
4. Agendador de reuniões HubSpot
5. Organizar

Vamos examinar cada um deles!

1. Calendário

Preço: começa em US$ 8 por usuário/mês (plano básico gratuito disponível)

Esta ferramenta de agendamento permite que outras pessoas marquem reuniões com você, mostrando-lhes sua disponibilidade e os diferentes tipos de reuniões que podem agendar.

O Calendly sincroniza com seu calendário existente (Google Calendar, Office 365, Exchange Calendar ou iCloud Calendar) para saber seus horários disponíveis. Você também pode criar diferentes opções de reunião. Por exemplo, você pode dar às pessoas a opção de se encontrarem com você por 15 minutos, 30 minutos ou 1 hora.

Você pode então enviar um link para as pessoas que precisam agendar uma reunião. Depois que um usuário seleciona e confirma a reunião, o Calendly envia automaticamente um convite de calendário para você e o usuário.

Se desejar que os visitantes do seu site marquem um horário com você, o Calendly permite adicionar uma página de agendamento ao seu site. Você pode até mostrá-lo como um widget pop-up ou texto!

2. Doodle

Preço: começa em US$ 6,95 por usuário/mês (com um teste gratuito de 7 dias)

Semelhante ao Calendly, o Doodle permite criar reuniões individuais com um colega. Você pode sincronizar seu calendário de trabalho com o Doodle e criar uma página de agendamento para que seus clientes e outros colegas saibam sua disponibilidade sempre que desejarem se encontrar com você.

Esta ferramenta de agendamento de reuniões também permite criar uma enquete entre os participantes da reunião e convertê-la em uma reunião agendada para o horário vencedor na enquete. Aqueles que não votaram receberão um lembrete. Em seguida, o Doodle notificará os participantes que votaram na enquete sobre a programação final da reunião, e atualizará sua agenda com a programação da reunião.

3. AgendadorFX

Preço: agrupado em ReceitaCloudFX

SchedulerFX é um sistema automatizado de reserva de calendário incluído no RevenueCloudFX, a plataforma completa de automação de marketing da MidiaPro para pequenas e médias empresas.

Desenvolvido pelo IBM Watson, o RevenueCloudFX rastreia os mínimos detalhes de cada campanha, para que você saiba quais reuniões agendadas levaram a uma venda. Você pode agilizar seus tempos de contato de leads para ajudá-lo a adquirir mais clientes usando esta ferramenta de agendamento de reuniões.

Como a maioria dos agendadores de reuniões, o SchedulerFX permite que outras pessoas agendem um encontro com você. Use o SchedulerFX para permitir que seus leads, clientes potenciais e clientes reservem uma ligação ou reunião com você e sua equipe. E como está incluído no RevenueCloudFX, você também tem uma plataforma completa de automação de marketing que permite medir seu ROI.

4. Agendador de reuniões HubSpot

Preço: Grátis

O HubSpot Meeting Scheduler é uma ferramenta simples. Conecte sua agenda de trabalho (Google Calendar, Office 365 ou Exchange) para que ela identifique seus horários livres.

Compartilhe seu link com o participante da reunião para que ele possa agendar um horário com você. Este agendador de reuniões gratuito também permite incorporar a ferramenta em uma página da web, para que os leads do seu site possam agendar um encontro diretamente com você.

Você também pode conectar o Agendador de reuniões à sua assinatura paga do HubSpot CRM. Isso desbloqueará recursos como remover a marca HubSpot em seu calendário compartilhado.

5. Organizar

Preço: US$ 3,99 por usuário/mês, com Plano Básico Gratuito disponível

Arrangr é outro agendador de reuniões gratuito (com planos pagos disponíveis) que você pode usar. Esta ferramenta de agendamento oferece a opção de sincronizar seu calendário agora, sincronizá-lo mais tarde ou nunca sincronizar tudo!

Ele ainda ajuda as pessoas a agendar uma reunião com você, permitindo que você escolha os horários disponíveis para reuniões ou bloqueando os horários ocupados.

Você pode agendar reuniões individuais e reuniões em grupo com o Arrangr. Para reuniões de grupo, você tem duas opções de resposta à enquete para planejar a programação que funciona melhor para todos.

Uma opção de enquete pede que seus convidados respondam às datas sugeridas como disponíveis ou indisponíveis. Outra opção permite o uso de “Talvez”, permitindo que escolham entre as opções Ótimo, OK, Talvez e Não.

Essa ferramenta de agendamento também permite que você crie uma página de agendamento, que é uma página inicial de reserva de compromisso para os convidados da reunião. Você pode definir os horários em que estará ocupado ou definir os horários em que seus convidados poderão se encontrar com você.

Você pode definir o tempo mínimo e máximo que seus convidados podem se encontrar com você na sua página de agendamento. Você também definiu:

• Tipo de reunião: Você está se reunindo pessoalmente, por chamada de voz ou por videochamada?
• Métodos de chamada: Adicione seus locais preferidos para reuniões presenciais e as plataformas de videochamada onde você estiver disponível.
• Mensagem personalizada: Escreva uma introdução para sua página de agendamento.

Aprenda sobre as ferramentas de marketing mais recentes que você pode usar

Os agendadores de reuniões ajudam você e sua equipe a reduzir o tempo para agendar ligações e compromissos com seus clientes internos e externos. Essas ferramentas auxiliam na eficiência e produtividade da sua equipe.

Se você quiser saber mais sobre as ferramentas mais recentes para sua pequena e média empresa, assine nosso boletim eletrônico, Revenue Weekly.